Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Beim Europäischen Patentamt (EPA) ist jede Erfindung einzigartig. Genau wie unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Um außergewöhnliche Talente wie Sie in unser Team aufnehmen zu können, machen wir vielfach von personenbezogenen Daten Gebrauch. Dabei ist uns Ihre Privatsphäre wichtig, und Sie können sich darauf verlassen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten respektieren und schützen und dass der Schutz Ihrer Rechte gewährleistet ist. Alle Daten persönlicher Art, die Sie direkt oder indirekt identifizieren, werden rechtmäßig, fair und mit der gebotenen Sorgfalt verarbeitet.

Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie unsere Datenschutzerklärung für Bewerbungen und Neueinstellungen gelesen und verstanden haben, in der beschrieben wird, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen.

Die nachstehend beschriebenen Verarbeitungen erfolgen nach den Datenschutzvorschriften des EPA (DSV). Die Informationen in dieser Erklärung werden Ihnen gemäß den Artikeln 16 und 17 DSV mitgeteilt.
 

1. Wie erfolgt die Verarbeitung und wozu dient sie?
Diese Datenschutzerklärung betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Bewerber auf eine Stelle beim EPA im Rahmen von Einstellungs- und Onboarding-Verfahren übermitteln.

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, damit das EPA in Ausübung seiner amtlichen Tätigkeit Einstellungs- und Onboarding-Verfahren durchführen kann.

In der Auswahlphase erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit dies zur Beurteilung Ihrer Eignung, Ihres Fachwissens und Ihres Profils in Bezug auf die spezifische Stellenausschreibung erforderlich ist.

Wir verwenden alle von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung im Hinblick auf die spezifische Stelle zu bearbeiten, um die Sie sich beworben haben. Wir können die Daten auch für Bewerbungen auf andere für Sie infrage kommende aktuelle und zukünftige Stellen beim EPA verwenden, sofern Sie sich dafür entschieden haben, Benachrichtigungen über Laufbahnmöglichkeiten zu erhalten, und/oder eingeladen wurden – und zugestimmt haben –, unserem Talentpool beizutreten. Aus dem Talentpool können Sie jederzeit per E-Mail-Mitteilung wieder austreten.

Es kann auch sein, dass wir die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten zum Erstellen eines Bewerberprofils und/oder Ausfüllen eines Datenerfassungsformulars verwenden, um Sie über geeignete Stellen, Laufbahnmöglichkeiten und Veranstaltungen beim EPA zu informieren, sofern Sie sich durch entsprechende Optionen in Ihrem Bewerberprofil dafür entschieden haben, solche Benachrichtigungen zu erhalten. Sie können diese Einstellungen in Ihrem Bewerberprofil jederzeit verwalten, indem Sie das entsprechende Kästchen im Abschnitt Datenschutz deaktivieren oder alle Jobbenachrichtigungen ändern, die Sie unter Optionen/Job Alerts konfiguriert haben.

Wenn wir Sie nach Abschluss des oben genannten Prozesses für die angebotene Stelle in Betracht ziehen, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere Bewerberüberprüfung, die der externe Dienstleister Signum für uns durchführt. Vor Beginn der Bewerberüberprüfung erhalten Sie detaillierte Informationen über die personenbezogenen Daten, die Signum verarbeitet.

Wie oben erwähnt, müssen Sie sich auch einer ärztlichen Untersuchung unterziehen. Die Ergebnisse der Untersuchung werden an die Abteilung Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit des EPA (Arzt/Krankenschwester) weitergeleitet. Die Personalabteilung wird nur darüber informiert, ob Sie die mit der Stelle verbundenen gesundheitlichen Anforderungen erfüllen oder nicht.

Das Onboarding-Verfahren beginnt, sobald wir die Bestätigung Ihrer gesundheitlichen Eignung erhalten, und läuft parallel zur Bewerberüberprüfung. Zusätzliche personenbezogene Daten (z. B. Angaben zu Ehegatten und Kindern) erheben und verarbeiten wir nur, soweit dies vor Ihrem Eintritt ins EPA erforderlich ist, um Ihren Anspruch auf bestimmte Zulagen und andere Leistungen zu beurteilen.

Wir verwenden Ihre private E-Mail-Adresse, um Ihnen vor Ihrem Dienstantritt nützliche Informationen zu senden, etwa die Zugangsdaten (Nutzerkennung und Passwort), mit denen Sie sich in den EPA-Systemen anmelden. Ferner können wir Ihnen im Vorfeld hilfreiche Links und Kontaktdaten zu wichtigen Unterstützungsdiensten des Amts übermitteln. Außerdem verbinden wir Sie mit anderen Neuankömmlingen über eine integrierte Onboarding-Plattform auf SuccessFactors.

Die Verarbeitung ist nicht zur Verwendung für automatisierte Entscheidungen (einschließlich Profiling) gedacht.
 

2. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Sämtliche personenbezogenen Angaben, die Sie in Ihrer Bewerbung oder anderweitig im Rahmen des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens machen, etwa in von Ihnen hochgeladenen Anlagen, werden ausschließlich für die Zwecke des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens gespeichert und verarbeitet.

Kategorien (mit Beispielen)

• Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Aus- und Fortbildung (Hochschulabschlüsse und Zertifikate, akademische Ergebnisse)
• Persönliche Angaben (Geburtsdatum, Alter, Nationalität, Geschlecht, Sprachkenntnisse)
• Kontoverbindung (Erstattung von Reisekosten und Gehaltszahlung)
• Angaben zu Ehegatten und Kindern (Geburtsdatum, Alter, Nationalität, Geschlecht)

Unter Umständen verarbeiten wir auch die Ergebnisse dessen, was Sie im Gespräch (telefonisch, per MS Teams oder persönlich), in schriftlichen und/oder mündlichen Tests sowie bei psychometrischen Beurteilungen und/oder aufgezeichneten Videointerviews gezeigt haben. Psychometrische Beurteilungen und Vorabinterviews per Video werden von unserem externen Dienstleister SHL unter Beachtung dieser Datenschutzerklärung durchgeführt. SHL verarbeitet im Rahmen seiner Talentassessment-Dienste personenbezogene Daten der folgenden Kategorien: Name, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Sprache, Zugangsdaten zum Nutzerkonto, demografische Informationen, Antworten auf Fragebögen und bei Assessments, Audioaufzeichnungen, Videoaufzeichnungen und Bilder. Wenn Sie zu einem Assessment eingeladen werden, erhalten Sie auch detaillierte Informationen über die Datenschutzpolitik von SHL.

Wenn wir Sie nach Abschluss des oben genannten Prozesses für die angebotene Stelle in Betracht ziehen, werden für das Einstellungs- und Onboarding-Verfahren zusätzliche Daten benötigt. Dazu gehören die Überprüfung von Referenzen, Ihr Eintrittstermin beim EPA, eine ärztliche Untersuchung, um zu beurteilen, ob Sie die mit der Stelle verbundenen Anforderungen erfüllen, ein Auszug aus dem nationalen Polizeiregister/ein Führungszeugnis, Nachweise über Ausbildung und Berufserfahrung sowie Unterlagen, die zur Ermittlung Ihrer Ansprüche nach Maßgabe unseres Statuts erforderlich sind. Vor Beginn des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens erhalten Sie detaillierte Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
 

3. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter der Verantwortung des Direktors Talentmanagement, der als delegierter Datenverantwortlicher des EPA handelt.
 

4. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und an wen werden diese weitergegeben?

EPA-intern

Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Verfahrensabwicklung haben nur eigens ernannte EPA-Bedienstete, die mit der Durchführung des Auswahl- und Einstellungsverfahrens betraut sind, Zugriff auf Ihre Daten. Ihre Daten werden an Mitarbeiter(innen) der Abteilung Talentakquise, Führungskräfte und autorisierte Bedienstete in der Abteilung der betreffenden Stelle sowie an Mitglieder des Prüfungsausschusses weitergegeben.

Im Erfolgsfall werden Ihre personenbezogenen Daten – mit Ausnahme der medizinischen – bedarfsorientiert an die Anstellungsbehörde und die zuständigen Stellen innerhalb der Generaldirektion Allgemeine Dienste des EPA weitergeleitet.

Dritte

Wie oben dargelegt, können Ihre personenbezogenen Daten von einem externen Dienstleister erhoben oder verwaltet werden, der das EPA bei der Durchführung des Einstellungsverfahrens unterstützt und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung unterliegt, und/oder an einen solchen externen Dienstleister übermittelt werden.

Personenbezogene Daten werden nur an bevollmächtigte Personen weitergegeben, die für die entsprechende Verarbeitung verantwortlich sind. Sie werden nicht für andere Zwecke verwendet und auch nicht für andere Empfänger offengelegt.
 

5. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Das EPA wendet alle technischen, organisatorischen und sicherheitsrelevanten Maßnahmen an, die zum Schutz der Vertraulichkeit und Sicherheit der auf dieser Website und/oder unseren Anwendungen erfassten personen­bezogenen und vertraulichen Daten erforderlich sind. Vor unerlaubtem Zugriff schützen wir Ihre personenbezogenen Daten durch verschlüsselte Übermittlung und Speicherung, ein Rollen- und Autorisierungskonzept, ein Daten­sicherungskonzept sowie physische Sicherheitsmaßnahmen für die Server.

Diese Maßnahmen umfassen Folgendes:

• Für den Zugriff auf unsere Systeme und Datenbanken sind ein EPA-Benutzername und -Passwort erforderlich.
• Authentifizierung und Autorisierung sind rollenbasiert.
• Alle Dienstleister unterliegen Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten.
• Die Bearbeitungsrechte für die Backoffice-Tools, in denen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, sind auf eine begrenzte Anzahl ordnungsgemäß bevollmächtigter Personen mit einem speziellen IT-Profil beschränkt.

Für unsere Bewerbungsseite verwenden wir SAP SuccessFactors Recruiting Management, eine webbasierte Anwendung mit "Software as a Service". Der Zugriff auf die Anwendung läuft über einen Browser. Die SSL-Technologie schützt Informationen sowohl durch Serverauthentifizierung als auch durch Datenverschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Daten sicher und nur für Befugte zugänglich sind.

Externe Nutzer müssen sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse anmelden. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, ein Konto zu erstellen und ein Passwort zu wählen.

SAP SuccessFactors benötigt eindeutige Benutzernamen und Passwörter, die bei jeder Anmeldung eingegeben werden müssen. Passwörter müssen stark sein und bestimmten Anforderungen entsprechen. Sie müssen in regelmäßigen Abständen geändert werden. Das EPA kann die Passwort- und Anmelderegeln für Bedienstete und Externe festlegen und ändern.

Unsere externen Dienstleister haben Datenverarbeitungsvereinbarungen unterzeichnet, um die sichere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Auftrag des EPA zu gewährleisten.

Prinzipiell hat das EPA ein papierloses Verwaltungssystem eingeführt. Wenn dennoch Papierakten mit personenbezogenen Daten in den EPA-Gebäuden gelagert werden müssen, werden sie an einem sicheren abgesperrten und zugangsbeschränkten Ort aufbewahrt.
 

6. Wo werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Alle vom EPA verarbeiteten personenbezogenen Daten werden in der Datenbank eines Cloud-Anbieters gespeichert. Der Cloud-Anbieter ist SAP. EPA-Daten werden im SAP-Rechenzentrum in Deutschland gespeichert.
 

7. Wie können Sie auf Ihre Daten zugreifen, sie berichtigen oder sie abrufen? Wie können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen oder ihre Verarbeitung beschränken bzw. ihr widersprechen? Können Ihre Rechte beschränkt werden?

Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten und sind dafür verantwortlich, dass diese wahrheitsgemäß, korrekt, eindeutig und aktuell sind. Sie können Ihr Konto jederzeit ändern und aktualisieren.

Ihren Lebenslauf und alle in Ihrem Bewerberprofil gespeicherten personenbezogenen Daten können Sie jederzeit einsehen, ändern oder löschen. Ebenso können Sie Ihr Profil jederzeit über Profil löschen aus dem Bewerberportal löschen. Beachten Sie aber, dass Sie damit aus allen aktivierten und noch nicht abgeschlossenen Verfahren ausscheiden.

Aus dem Onboarding-Verfahren können Sie jederzeit per E-Mail-Mitteilung (talentacquisition@epo.org) wieder austreten. Beachten Sie aber, dass Sie damit aus allen aktivierten und noch nicht abgeschlossenen Verfahren, einschließlich des Ihnen unterbreiteten Stellenangebots ausscheiden.

Sie haben das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen und sie abzurufen, das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sowie das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen, die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschränken und ihr zu widersprechen (Artikel 18 bis 24 DSV).

Ihr Recht auf Berichtigung findet nur auf im Rahmen des Auswahlverfahrens verarbeitete faktische Daten Anwendung. Nach Bewerbungsschluss können Ihre die Zulässigkeitskriterien betreffenden Angaben nicht mehr berichtigt werden.

Gemäß Nummer 6 des in Anhang II unseres Statuts festgelegten Auswahlverfahrens für Stellen, für die der Präsident des Amts Anstellungsbehörde ist, sind die Arbeiten des Prüfungsausschusses geheim. Das bedeutet, dass Sie keinen Zugang zu etwaigen Berichten oder Auskünften über die Beratungen des Prüfungsausschusses haben, insbesondere wenn diese eine an Ihrer Beurteilung beteiligte Einzelperson oder andere Bewerber betreffen. 

Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich unter pdpeople-dpl@epo.org an den delegierten Datenverantwortlichen. Damit wir schneller und genauer darauf antworten können, müssen Sie uns mit Ihrem Antrag stets bestimmte Vorabinformationen übermitteln. Wir empfehlen Ihnen daher, dieses Formular auszufüllen und es mit Ihrem Antrag einzureichen.

Wir werden Ihren Antrag baldmöglichst und in jedem Fall innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeiten. Artikel 15 (2) DSV sieht allerdings vor, dass dieser Zeitraum bei Bedarf unter Berücksichtigung der Komplexität und Zahl der eingegangenen Anträge um zwei weitere Monate verlängert werden kann. Wir werden Sie in diesem Fall entsprechend informieren.
 

8. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung Ihrer Daten?

Personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 5 a) DSV verarbeitet: Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe in Ausübung der amtlichen Tätigkeit der Europäischen Patentorganisation oder in rechtmäßiger Ausübung dem Verantwortlichen übertragener öffentlicher Gewalt, was die für die Verwaltung und die Arbeitsweise des Amts notwendige Verarbeitung einschließt, erforderlich.

Rechtsgrundlage für die einer Einstellung vorausgehende ärztliche Untersuchung ist insbesondere Artikel 9 unseres Statuts, wonach der ausgewählte Bewerber vor der Ernennung durch einen vom Präsidenten des Amts bestellten Vertrauensarzt untersucht wird, damit die Anstellungsbehörde die Gewissheit erhält, dass der Bewerber die Voraussetzungen des Artikels 8 (3) d) des Statuts erfüllt, dem gemäß zum Bediensteten nur ernannt werden darf, wer die für die Ausübung seines Amts erforderliche gesundheitliche Eignung besitzt. Die Verarbeitung dieser besonderen Kategorie personenbezogener Daten erfolgt also gemäß Artikel 5 a) DSV in Verbindung mit Artikel 11 (2) b) und (3) DSV, denn die Verarbeitung ist erforderlich, "damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, soweit dies nach den Rechtsvorschriften der Europäischen Patentorganisation, die geeignete Garantien für die Grundrechte und die Interessen der betroffenen Person vorsehen, zulässig ist" und "Absatz 1 findet keine Anwendung, wenn die Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten für Zwecke […] der Arbeitsmedizin, die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten […] und die Verarbeitung dieser Daten durch dem Berufsgeheimnis unterliegendes ärztliches Personal oder durch sonstige Personen erfolgt, die einer entsprechenden Geheimhaltungspflicht unterliegen".

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist außerdem Anhang II "Auswahlverfahren bei Stellen, für die der Präsident des Amts Anstellungsbehörde ist" unseres Statuts.
 

9. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Wenn Sie Ihr Profil nicht löschen, bleiben Ihre personenbezogenen Daten für bis zu 24 Monate ab der letzten Änderung oder Aktivität in Ihrem Profil gespeichert, sofern Ihr Bewerberstatus nicht aktiv ist. Das bedeutet, dass Sie es für weitere Bewerbungen beim EPA nutzen können. Wenn Sie innerhalb dieser 24 Monate weder Ihre Daten ändern noch sich auf eine andere Stelle im EPA bewerben und Ihr Bewerberstatus nicht aktiv ist, werden Ihre Daten nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch gelöscht. In diesem Fall verbleiben im Portal nur anonymisierte Daten. Die 24-monatige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die von SHL verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die Daten in Bezug auf die von Signum durchgeführten Bewerberüberprüfungen werden drei Monate nach Abschluss jeder Überprüfung anonymisiert.

Im Falle des Onboarding werden Ihre Daten automatisch an Ihrem ersten Tag im Dienst in unser System (SAP/FIPS) übertragen und in Ihrer Personalakte gespeichert.
 

9. Kontaktinformationen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte schriftlich an den delegierten Datenverantwortlichen unter pdpeople-dpl@epo.org.

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter dpo@epo.org.
 

10. Überprüfung und Rechtsmittel

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihre Rechte als betroffene Person verletzt, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 49 DSV einen Antrag auf Überprüfung durch den Verantwortlichen zu stellen, und wenn Sie mit dem Ergebnis der Überprüfung nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 50 DSV Rechtsmittel einzulegen.