Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für das Europäische Patentamt (EPA) von höchster Bedeutung. Wir sind bei der Erfüllung unserer Aufgaben und der Erbringung unserer Dienstleistungen dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sowie der Wahrung Ihrer Rechte als betroffener Person verpflichtet. Alle Daten persönlicher Art, die Sie direkt oder indirekt identifizieren, werden rechtmäßig, fair und mit der gebotenen Sorgfalt verarbeitet.

Die nachstehend beschriebenen Verarbeitungen erfolgen nach den Datenschutzvorschriften des EPA (DSV).

Die Informationen in dieser Erklärung werden Ihnen gemäß den Artikeln 16 und 17 DSV bereitgestellt.
Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie unsere Datenschutzerklärung für Bewerbungen und Neueinstellungen gelesen und verstanden haben, in der beschrieben wird, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen.

1. Wie erfolgt die Verarbeitung und wozu dient sie?
Im Einstellungs- und Onboardingverfahren werden Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet:
• Veröffentlichung von Stellenangeboten und Einstellung neuer Beschäftigter für das EPA
• Beurteilung der Eignung, des Fachwissens und des Profils der Kandidaten seitens des EPA in Bezug auf die spezifische Stellenausschreibung
• Verbesserung des Einstellungsverfahrens durch Einrichtung und Verwaltung von Pools mit im Auswahlverfahren als geeignet eingestuften Bewerbern
• Erstellung von Berichten und Statistiken
• weitere Stärkung der Zusammenarbeit mit nationalen Patentämtern und darüber hinaus durch das Programm des EPA für abgeordnete Sachverständige

In diesem Verfahren sind die folgenden Aspekte und Schritte von Bedeutung.

A) Online-Bewerbung auf eine spezifische Stellenausschreibung über das Karriereportal (SAP, SuccessFactors)
Bei einer Bewerbung auf eine Stellenausschreibung werden Sie darum gebeten, ein Profil im Karriereportal des EPA anzulegen und dabei die folgenden Angaben zu machen:
• Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Aus- und Fortbildung (Hochschulabschlüsse und Zertifikate, akademische Ergebnisse)
• persönliche Angaben (Geburtsdatum, Alter, Nationalität, Geschlecht, Sprachkenntnisse)
• stellenspezifische Informationen (Bewerbungsformular sowie sonstige Angaben und Dokumente, die Teil der Bewerbung sind, einschließlich Anschreiben, Lebenslauf (bisherige Arbeitsnachweise, berufliche Qualifikationen und andere relevante Fähigkeiten) und Referenzen)
Auf diese personenbezogenen Daten haben die für das Auswahl- und Einstellungsverfahren verantwortlichen Bediensteten des EPA Zugriff, d. h.:
• Bedienstete aus dem Bereich Talentakquise
• Dienstvorgesetzte und befugte Bedienstete aus der Abteilung, in der die Stelle besetzt werden soll
• Mitglieder des Prüfungsausschusses
Die Daten werden verarbeitet mit
• SAP

B) Vorauswahlverfahren
Bedienstete aus den Bereichen Talentakquise und HR nehmen anhand der eingegangenen Bewerbungen eine Vorauswahl vor und wenden dabei die in der Stellenausschreibung genannten Kriterien an.
Im Rahmen dieses Vorauswahlverfahrens finden gegebenenfalls fachliche Interviews und/oder vorab aufgezeichnete Videointerviews statt, um die Zahl der Bewerber weiter zu reduzieren. Dabei werden Erfahrung, technische Qualifikationen, Motivation und Sprachkenntnisse abgefragt.
Eventuell erfolgt eine psychometrische Beurteilung oder ein Test un Bezug auf bestimmte Fähigkeiten.
Psychometrische Beurteilungen und Videointerviews mit den Bewerbern werden vom externen Dienstleister SHL durchgeführt.
Außerdem werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:
• frühere Bewerbungen beim EPA (sofern vorhanden)
• Korrespondenz zur jeweiligen Stellenausschreibung
• Einstufung des Bewerbers nach technischen Beurteilungen und Sprachtests
• vom Bewerber eingereichte Audio- und/oder Videoaufnahmen
• Testergebnisse
In diesem Verfahrensschritt greift auch der
• externe Anbieter von Beurteilungsmethoden auf die personenbezogenen Daten zu.

C) Vorstellungsgespräch(e) vor dem Prüfungsausschuss und Bericht des Prüfungsausschusses an die Anstellungsbehörde
Der Prüfungsausschuss führt ein (virtuelles) Vorstellungsgespräch mit den Bewerbern durch, um festzustellen, ob sie für die Stelle geeignet sind und um ihnen die Möglichkeit zu geben, Fragen an den Prüfungsausschuss zu stellen.
In Ausnahmesituationen (z. B. bei einer sehr großen Anzahl von Bewerbern, wie es in der Regel bei Einstellungsverfahren für die GD1 der Fall ist) wird der Prüfungsausschuss bei den Vorstellungsgesprächen durch ein Gremium aus Direktoren, Team-Managern usw. unterstützt.
Der Prüfungsausschuss beurteilt, ob ein Bewerber bzw. eine Bewerberin für die freie Planstelle geeignet ist, und erstellt einen Bericht für die Anstellungsbehörde.
Die Anstellungsbehörde entscheidet dann, welchen Bewerber bzw. welche Bewerberin sie unverzüglich einstellen möchte (wer also ein Stellenangebot erhält) und wer für höchstens 24 Monate auf eine Reserveliste (Talente-Pipeline) gesetzt wird. Die Bewerber werden entsprechend unterrichtet.)
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
• personenbezogene Daten, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten sind
• Ergebnisse des Vorauswahlverfahrens
• Ergebnisse des Prüfungsausschusses
• Aussagen zur Eignung (ja/nein)
• Entscheidung darüber, welche Bewerber ein Stellenangebot erhalten bzw. in die Reserveliste aufgenommen werden
Zugriff auf personenbezogene Daten haben:
• der Prüfungsausschuss
• die Anstellungsbehörde
Die Daten werden verarbeitet mit
• SAP
• OpenText: Eine Zusammenfassung des Auswahlverfahrens und die Ergebnisse für die einzelnen Kandidaten werden der jeweiligen Anstellungsbehörde über das interne Dokumentenmanagementsystem OpenText zur Verfügung gestellt. Diese Zusammenfassung enthält den Bewerbernamen, einen kurzen Überblick über die berufliche Laufbahn, die Aussagen zur Eignung sowie die Entscheidung über ein Stellenangebot bzw. die Aufnahme in die Reserveliste.

D) Stellenangebot und Onboarding
Der ausgewählte Bewerber bzw. die ausgewählte Bewerberin erhält ein Stellenangebot, und sofern er oder sie es annimmt, muss er bzw. sie sich einer Bewerberüberprüfung und einer medizinischen Untersuchung unterziehen. Beide werden von externen Dienstleistern durchgeführt.
Die Bewerberüberprüfung wird von Signum vorgenommen. Vor Beginn der Bewerberüberprüfung erhalten Sie detaillierte Informationen über die personenbezogenen Daten, die Signum verarbeitet.
Die medizinische Untersuchung erfolgt durch einen anderen delegierten Verantwortlichen des EPA (für weitere Informationen verweisen wir auf die entsprechenden Datenschutzerläuterungen). Die Personalabteilung wird nur darüber informiert, ob Sie die mit der Stelle verbundenen gesundheitlichen Anforderungen erfüllen oder nicht.
Das Onboarding-Verfahren beginnt, sobald wir die Bestätigung Ihrer gesundheitlichen Eignung erhalten, und läuft parallel zur Bewerberüberprüfung. Wir erheben und verarbeiten die folgenden zusätzlichen personenbezogenen Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um vor Ihrem Eintritt ins EPA Ihren Anspruch auf bestimmte Zulagen und andere Leistungen zu beurteilen:
• Geburtsdatum, Nationalität, Alter und Geschlecht, Adresse, E-Mail und Telefonnummer (Daten aus der ursprünglichen Bewerbung)
• Familienstand
• Unterhaltsberechtigte
• Urkunden (Geburtsurkunde des Bewerbers, Heiratsurkunde, Geburtsurkunden von Unterhaltsberechtigten)
• Kontoverbindung (nicht obligatorisch, ist aber innerhalb der ersten zehn Tage nach Beginn des Beschäftigungsverhältnisses anzugeben)
• Notfallkontakte
Zugriff auf personenbezogene Daten haben:
• für das Onboarding zuständige Bedienstete der HR-Abteilung (D422 und D423)
Die Daten werden verarbeitet mit
• SAP
Wir verwenden Ihre private E-Mail-Adresse, um Ihnen vor Ihrem Dienstantritt nützliche Informationen zu senden, etwa die Zugangsdaten (Nutzerkennung und Passwort), mit denen Sie sich in den EPA-Systemen anmelden. Ferner übermitteln wir Ihnen gegebenenfalls im Vorfeld hilfreiche Links und Kontaktdaten zu wichtigen Unterstützungsdiensten des Amts. Außerdem verbinden wir Sie mit anderen Neuankömmlingen über eine integrierte Onboarding-Plattform auf SuccessFactors.

E) Abgeordnete nationale Sachverständige
Experten aus nationalen Patentämtern und anderen Institutionen können als abgeordnete nationale Sachverständige für einen begrenzten Zeitraum bei EPA arbeiten (Programm für abgeordnete Sachverständige).
Das EPA und die entsendende Organisation kommen überein, welche Positionen und Aufgaben die abgeordneten nationalen Sachverständigen übernehmen sollen.
Bei abgeordneten nationalen Sachverständigen wird statt eines Stellenangebots ein dreiseitiger Vertrag zwischen dem EPA, der entsendenden Organisation und dem abgeordneten nationalen Sachverständigen unterzeichnet. Dieser Vertrag wird dem bzw. der abgeordneten nationalen Sachverständigen vorgelegt, und wenn er bzw. sie das Angebot akzeptiert, hat er bzw. sie vor dem Eintritt ein polizeiliches Führungszeugnis vorzulegen.
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
• Geburtsdatum, Nationalität, Alter und Geschlecht, Adresse, E-Mail und Telefonnummer (Daten aus der ursprünglichen Bewerbung)
• Bankverbindung
Zugriff auf personenbezogene Daten haben:
• mit dem Programm für abgeordnete nationale Sachverständige befasste HR-Bedienstete
Die Daten werden verarbeitet mit
• SAP
• Microsoft (SharePoint)
Abgeordnete nationale Sachverständige müssen sich nicht der Bewerberüberprüfung, einem psychometrischen Test oder einer medizinischen Untersuchung unterziehen.

F) Bewerberpipeline/Talentpool
Pipeline-Bewerber sind interne oder externe Bewerber, die im Einstellungsverfahren als geeignet eingestuft wurden, aber aufgrund eines Mangels an freien Stellen kein Stellenangebot erhalten haben und deshalb für eine mögliche künftige Einstellung auf eine Reserveliste (auch als Bewerberpool oder Talentpool bezeichnet) gesetzt werden.
Die Talentakquise-Bediensteten nehmen sie in diese Liste auf und unterrichten sie über die Zwecke der Liste und die Verarbeitung ihrer Daten.
Die Daten von Pipeline-Bewerbern werden genutzt, um sie über neue Entwicklungen im EPA oder wichtige Neuerungen zu informieren, sie zu Online- oder Präsenzveranstaltungen einzuladen und Informationen über passende Stellenausschreibungen beim EPA zu versenden. Dadurch soll der Kontakt zu den Pipeline-Bewerbern gehalten werden, sodass sie hoffentlich für künftige Stellenangebote offen sind.
Die Pipeline-Bewerber können die Talentakquise-Bediensteten jederzeit darum bitten, aus der Liste gestrichen zu werden.
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
• E-Mail und Telefonnummer (Daten aus der ursprünglichen Bewerbung)
Zugriff auf personenbezogene Daten haben:
• mit dem Pipelineverfahren befasste HR-Bedienstete
Die Daten werden verarbeitet mit
• SAP

G) Job Alerts
Wenn Sie daran interessiert sind, für das EPA zu arbeiten, können Sie sich auf der Karriereseite des EPA für Job Alerts registrieren oder diese Option nach der Einrichtung eines Kandidatenprofils im Karriereportal auswählen. Dann werden Ihnen Stellenausschreibungen zugesendet, die Ihren Interessen entsprechen.
Sie können Ihr Einverständnis jederzeit direkt im Portal oder durch eine entsprechende E-Mail an die Talentakquise widerrufen.
Die folgenden personenbezogene Daten werden verarbeitet:
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihr Vor- und Zuname
• Ihr Wohnsitzstaat
Die Verarbeitung ist nicht zur Verwendung für eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gedacht.
Ihre personenbezogenen Daten werden an Empfänger außerhalb des EPA, die nicht unter Artikel 8 (1), (2) und (5) DSV fallen, nur dann übermittelt, wenn ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist. Ist dies nicht der Fall, kann eine Übermittlung nur erfolgen, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind und sofern den betroffenen Personen durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen oder Ausnahmen für bestimmte Fälle nach Artikel 10 DSV zur Anwendung kommen.

2. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
Sämtliche personenbezogenen Angaben, die Sie in Ihrer Bewerbung oder anderweitig im Rahmen des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens machen, etwa in von Ihnen hochgeladenen Anlagen, werden ausschließlich für die Zwecke des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens gespeichert und verarbeitet.
Kategorien (mit Beispielen)
• Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Aus- und Fortbildung (Hochschulabschlüsse und Zertifikate, akademische Ergebnisse)
• persönliche Angaben (Geburtsdatum, Alter, Nationalität, Geschlecht, Sprachkenntnisse)
• Kontoverbindung (Erstattung von Reisekosten und Gehaltszahlung)
• Angaben zu Ehegatten und Kindern (Geburtsdatum, Alter, Nationalität, Geschlecht)
Unter Umständen verarbeiten wir auch die Ergebnisse dessen, was Sie im Vorstellungsgespräch (telefonisch, per Microsoft Teams oder persönlich), in schriftlichen und/oder mündlichen Tests sowie bei psychometrischen Beurteilungen und/oder aufgezeichneten Videointerviews gezeigt haben. Psychometrische Beurteilungen und Vorabinterviews per Video werden von unserem externen Dienstleister SHL unter Beachtung dieser Datenschutzerklärung durchgeführt. SHL verarbeitet im Rahmen seiner Talentassessment-Dienste personenbezogene Daten der folgenden Kategorien: Name, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Sprache, Zugangsdaten zum Nutzerkonto, demografische Informationen, Antworten auf Fragebögen und bei Assessments, Audioaufzeichnungen, Videoaufzeichnungen und Bilder. Wenn Sie zu einem Talentassessment durch SHL eingeladen werden, werden Sie auch detailliert über die Datenschutzpolitik von SHL informiert.
Wenn wir Sie nach Abschluss des oben genannten Prozesses für die angebotene Stelle in Betracht ziehen, werden für das Einstellungs- und Onboarding-Verfahren zusätzliche Daten benötigt. Dazu gehören die Überprüfung von Referenzen, Ihr Eintrittstermin beim EPA, eine medizinische Untersuchung, um zu beurteilen, ob Sie die mit der Stelle verbundenen Anforderungen erfüllen, ein Auszug aus dem nationalen Polizeiregister/ein Führungszeugnis, Nachweise über Ausbildung und Berufserfahrung sowie Unterlagen, die zur Ermittlung Ihrer Ansprüche nach Maßgabe unseres Statuts (Beamtenstatut) erforderlich sind. Vor Beginn des Einstellungs- und Onboarding-Verfahrens erhalten Sie detaillierte Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

3. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?
Personenbezogene Daten werden unter der Verantwortung des Direktors Talentmanagement verarbeitet, der als delegierter Datenverantwortlicher des EPA handelt.
Personenbezogene Daten werden von EPA-Bediensteten der Abteilung Talentakquise verarbeitet, die für die in dieser Erklärung angeführten Tätigkeiten zuständig sind.
Externe Auftragnehmer, die technische Unterstützung im Bereich IT sowie auf anderen Spezialgebieten erbringen, können die personenbezogenen Daten ebenfalls verarbeiten und gegebenenfalls darauf zugreifen.

4. Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und für wen werden sie offengelegt?

EPA-intern
Zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Verfahrensabwicklung haben nur eigens ernannte EPA-Bedienstete, die mit der Durchführung des Auswahl- und Einstellungsverfahrens betraut sind, Zugriff auf Ihre Daten. Ihre Daten werden an Mitarbeiter(innen) der Abteilung Talentakquise, Führungskräfte und autorisierte Bedienstete in der Abteilung der betreffenden Stelle sowie an Mitglieder des Prüfungsausschusses weitergegeben.
Im Erfolgsfall werden Ihre personenbezogenen Daten – mit Ausnahme der medizinischen – bedarfsorientiert an die Anstellungsbehörde und die zuständigen Stellen weitergeleitet.
Personenbezogene Daten können bedarfsorientiert an Bedienstete der Abteilung(en) weitergegeben werden, die an der Vermeidung und Beilegung von Rechtsstreitigkeiten beteiligt sind (ob im Rahmen interner, gerichtlicher oder alternativer Rechtsschutzmechanismen des EPA oder anderer Rechtsverfahren, in die das EPA involviert ist), wenn dies für die Wahrnehmung von Aufgaben in Ausübung ihrer amtlichen Tätigkeit erforderlich und verhältnismäßig ist, einschließlich der Vertretung des EPA in Rechtsstreitigkeiten und in der Vorstufe zum Rechtsstreit. Die Verarbeitung erfolgt in jedem Einzelfall gemäß den DSV und den Grundsätzen der Vertraulichkeit und der Rechenschaftspflicht.

Dritte
Wie oben dargelegt, können Ihre personenbezogenen Daten von einem externen Dienstleister erhoben oder verwaltet werden, der das EPA bei der Durchführung des Einstellungsverfahrens unterstützt und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung unterliegt, und/oder an einen solchen externen Dienstleister übermittelt werden.
Personenbezogene Daten werden nur an entsprechend befugte Personen weitergegeben, die für die erforderlichen Verarbeitungsvorgänge zuständig sind. Sie werden nicht für andere Zwecke verwendet oder anderen Empfängern gegenüber offengelegt.

5. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugang zu schützen.
Alle personenbezogenen Daten werden in sicheren IT-Anwendungen gemäß den Sicherheitsstandards des EPA gespeichert. Angemessene Zugriffsberechtigungen werden individuell nur den oben genannten Empfängern gewährt.
Für Systeme, die in den Räumlichkeiten des EPA gehostet werden, gelten allgemein die folgenden grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen:
• Benutzerauthentifizierung und Zugriffskontrolle (z. B. rollenbasierte Zugriffskontrolle auf die Systeme und das Netzwerk, Bedarfsorientiertheit und Least-Privilege-Prinzip)
• logische Sicherheitshärtung der Systeme und Geräte sowie des Netzwerks
• physischer Schutz: EPA-Zugangskontrollen, zusätzliche Zugangskontrollen für das Rechenzentrum, Regeln für das Abschließen von Büros
• Übertragungs- und Eingabekontrollen (z. B. Auditprotokollierung, System- und Netzwerküberwachung)
• Reaktion auf sicherheitsrelevante Vorfälle: Rund-um-die-Uhr-Überwachung auf Vorfälle, Sicherheitsexperte in Bereitschaft
Das EPA verwendet grundsätzlich ein papierloses Verwaltungssystem; wenn dennoch Papierakten mit personenbezogenen Daten in den EPA-Gebäuden gelagert werden müssen, werden sie an einem sicheren verschlossenen und zugangsbeschränkten Ort aufbewahrt.
Wenn Daten outgesourct (z. B. extern gespeichert, zugänglich gemacht und verarbeitet) werden, wird eine Risikobewertung für Datenschutz und Sicherheit durchgeführt.
Für personenbezogene Daten, die mit nicht in den Räumlichkeiten des EPA gehosteten Systemen verarbeitet werden, haben sich die die personenbezogenen Daten verarbeitenden Anbieter in einer rechtsverbindlichen Vereinbarung verpflichtet, die sich aus dem anwendbaren Datenschutzrahmen ergebenden Verpflichtungen zu erfüllen. Das EPA hat außerdem eine Überprüfung der Datenschutz- und Sicherheitsrisiken durchgeführt. In diesen Systemen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt worden sein wie z. B.: physische Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffs- und Speicherkontrollmaßnahmen, Sicherung von ruhenden Daten (z. B. durch Verschlüsselung), Benutzer-, Übertragungs- und Eingabekontrollmaßnahmen (z. B. Netzwerk-Firewalls, Network Intrusion Detection System (IDS), Network Intrusion Protection System (IPS), Auditprotokollierung) und Transportkontrollmaßnahmen (z. B. Sicherung von Daten bei der Übertragung durch Verschlüsselung).

6. Wie können Sie Auskunft über Ihre Daten erlangen, Ihre Daten berichtigen oder Ihre Daten erhalten? Wie können Sie die Löschung Ihrer Daten verlangen oder ihre Verarbeitung beschränken bzw. ihr widersprechen? Können Ihre Rechte beschränkt werden?
Sie haben die Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten und sind dafür verantwortlich, dass diese wahrheitsgemäß, korrekt, eindeutig und aktuell sind. Sie können Ihr Konto jederzeit ändern und aktualisieren. Ihren Lebenslauf und alle in Ihrem Bewerberprofil gespeicherten personenbezogenen Daten können Sie jederzeit einsehen, ändern oder löschen. Ebenso können Sie Ihr Profil jederzeit über Profil löschen aus dem Bewerberportal löschen. Beachten Sie aber, dass Sie damit aus allen aktivierten und noch nicht abgeschlossenen Verfahren ausscheiden.
Aus dem Onboarding-Verfahren können Sie jederzeit per E-Mail-Mitteilung (talentacquisition@epo.org) wieder austreten. Beachten Sie aber, dass Sie damit aus allen aktivierten und noch nicht abgeschlossenen Verfahren, einschließlich des Ihnen unterbreiteten Stellenangebots, ausscheiden.
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erlangen, Ihre Daten zu berichtigen und Ihre Daten zu erhalten, das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sowie das Recht, Ihre Daten löschen zu lassen und die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschränken und/oder ihr zu widersprechen (Artikel 18 bis 24 DSV).
Ihr Recht auf Berichtigung findet nur auf im Rahmen des Auswahlverfahrens verarbeitete faktische Daten Anwendung. Nach Bewerbungsschluss können Ihre die Zulässigkeitskriterien betreffenden Angaben nicht mehr berichtigt werden.
Gemäß Nummer 6 des in Anhang II unseres Statuts festgelegten Auswahlverfahrens für Stellen, für die der Präsident des Amts Anstellungsbehörde ist, sind die Arbeiten des Prüfungsausschusses geheim. Das bedeutet, dass Sie keinen Zugang zu etwaigen Berichten oder Auskünften über die Beratungen des Prüfungsausschusses haben, insbesondere wenn diese eine an Ihrer Beurteilung beteiligte Einzelperson oder andere Bewerber betreffen.
Wenn Sie von einem dieser Rechte Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich unter pdpeople-dpl@epo.org an den delegierten Datenverantwortlichen. Damit wir schneller und genauer antworten können, sollten Sie uns mit Ihrem Antrag stets bestimmte Vorabinformationen übermitteln. Deshalb bitten wir Sie, als externer Nutzer dieses Formular und als interner Nutzer dieses Formular je nach betroffener Person auszufüllen und zusammen mit Ihrem Antrag einzureichen.
Wir werden Ihren Antrag unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags bearbeiten. Gemäß Artikel 15 (2) DSV kann dieser Zeitraum jedoch um zwei Monate verlängert werden, wenn es aufgrund der Komplexität und der Zahl der eingegangenen Anträge erforderlich ist. Wir werden Sie in diesem Fall entsprechend informieren.

7. Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung Ihrer Daten?
Personenbezogene Daten werden gemäß Artikel 5 a) DSV (Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe in Ausübung der amtlichen Tätigkeit der Europäischen Patentorganisation oder in rechtmäßiger Ausübung dem Verantwortlichen übertragener öffentlicher Gewalt, was die für die Verwaltung und die Arbeitsweise des EPA notwendige Verarbeitung einschließt, erforderlich) in Verbindung mit Artikel 12 DSV verarbeitet.
Weitere Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind:
• Artikel 4 Beamtenstatut Freie Planstelle
• Artikel 5 Beamtenstatut Allgemeine Einstellungskriterien
• Artikel 6 Beamtenstatut Besondere Einstellungskriterien
• Artikel 7 Beamtenstatut Auswahlverfahren
• Anhang II zum Auswahlverfahren für Stellen, für die der Präsident des EPA Anstellungsbehörde ist
• Rundschreiben 364 Mindestanforderungen für die Einstellung, Einweisung in die Besoldungsgruppe bei der Einstellung, Beförderung und andere Formen der Vergütung
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten für die Job Alert-Funktion dient Artikel 5 d) DSV. Sie können Ihr Einverständnis jederzeit direkt im Portal oder durch eine entsprechende E-Mail an die Talentakquise widerrufen.
Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten für die medizinische Untersuchung dienen:
• Artikel 5 a) DSV in Verbindung mit Artikel 11 (2) b) und Artikel 11 (3) DSV
• Artikel 9 in Verbindung mit Artikel 8 (3) d) Beamtenstatut und Artikel 2 (neu) Versorgungsordnung
Da das Verfahren von einem anderen delegierten Verantwortlichen des EPA durchgeführt wird, verweisen wir für weitere Informationen auf die entsprechenden Datenschutzunterlagen.
Für den Status der abgeordneten nationalen Sachverständigen verweisen wir auf die Politik zur Abordnung nationaler Sachverständiger.

8. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Wenn Sie Ihr Profil nicht löschen, bleiben Ihre personenbezogenen Daten für bis zu 24 Monate ab der letzten Änderung oder Aktivität in Ihrem Profil gespeichert, sofern Ihr Bewerberstatus nicht aktiv ist.
Das bedeutet, dass Sie es für weitere Bewerbungen beim EPA nutzen können.
Wenn Sie innerhalb dieser 24 Monate weder Ihre Daten ändern noch sich auf eine andere Stelle im EPA bewerben und Ihr Bewerberstatus nicht aktiv ist, werden Ihre Daten nach Ablauf dieses Zeitraums automatisch gelöscht. In diesem Fall verbleiben im Portal nur anonymisierte Daten.
Die 24-monatige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die von SHL verarbeiteten personenbezogenen Daten. Die Daten in Bezug auf die von Signum durchgeführten Bewerberüberprüfungen werden drei Monate nach Abschluss jeder Überprüfung gelöscht.
Die Daten der auf einer Reserveliste (Talent-Pipeline) stehenden Bewerber werden 24 Monate gespeichert und dann gelöscht.
Im Falle des Onboarding werden Ihre Daten automatisch an Ihrem ersten Tag im Dienst in unser System (SAP/FIPS) übertragen und in Ihrer elektronischen Personalakte gespeichert.
Die Ergebnisse des Auswahlverfahrens werden dauerhaft im Dokumentenmanagementsystem des EPA (OpenText-CommonLog) gespeichert.
Im Falle einer förmlichen Beschwerde/Rechtsstreitigkeit werden alle Daten, die bei Einleitung der förmlichen Beschwerde/Rechtsstreitigkeit gespeichert waren, bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt.

9. Kontaktinformationen
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte schriftlich an den delegierten Datenverantwortlichen unter pdpeople-dpl@epo.org .
Sie können sich auch an unsere(n) Datenschutzbeauftragte(n) dpo@epo.org (für interne Nutzer) oder DPOexternalusers@epo.org (für externe Nutzer) wenden.

10. Überprüfung und Rechtsmittel
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihre Rechte als betroffene Person verletzt, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 49 DSV einen Antrag auf Überprüfung durch den Verantwortlichen zu stellen, und wenn Sie mit dem Ergebnis der Überprüfung nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 50 DSV Rechtsmittel einzulegen.