Déclaration relative à la protection des données des candidats à un emploi

À l'Office européen des brevets (OEB), chaque invention est unique. Tout comme chacun de nos agents. Afin que nous puissions continuer à faire évoluer notre équipe grâce à des talents exceptionnels comme vous, nous utilisons vos données personnelles de différentes manières. Votre vie privée nous tient à cœur et nous pouvons vous assurer que nous nous engageons à respecter et à protéger vos données personnelles ainsi qu'à garantir vos droits. Toutes les données à caractère personnel qui permettent de vous identifier directement ou indirectement seront traitées conformément à la loi, de façon équitable et avec la diligence requise.

En déposant votre candidature, vous déclarez avoir lu et compris notre politique en matière de confidentialité des données pour les candidats à un emploi, laquelle expose la manière dont nous recueillons, traitons et utilisons vos données personnelles.
 

> Quelles sont les données personnelles que nous recueillons et traitons ?
Les données personnelles que vous nous communiquez dans votre candidature ou par d'autres biais lors d'une procédure de recrutement et d'intégration, y compris les données contenues dans les pièces jointes que vous chargez dans le système, sont conservées et traitées exclusivement pour les besoins de la procédure de recrutement et d'intégration.

Catégories (Exemples)

• Coordonnées (Nom, adresse, courriel, numéro de téléphone.)
• Études et formation professionnelle (Diplômes universitaires et certificats obtenus, relevés de notes.)
• Renseignements personnels (Date de naissance, âge, nationalité, genre, langues parlées.)
• Renseignements en lien avec l'emploi (Votre formulaire de candidature ainsi que d'autres informations relatives à votre candidature, y compris votre lettre de motivation, votre CV (expérience professionnelle antérieure, qualifications professionnelles et autres compétences pertinentes) et vos références) 
• Coordonnées bancaires (Remboursement des frais de déplacement et paiement de la rémunération)
• Renseignements relatifs au conjoint et aux enfants (Date de naissance, âge, nationalité, sexe)

Nous pouvons également traiter les résultats de vos performances en entretien (par téléphone, par Skype ou en présentiel) et lors de tout test écrit et/ou oral, ainsi que dans le cadre de tout test psychométrique et/ou d'entretiens vidéo préenregistrés. Les tests psychométriques et les entretiens vidéo préalables sont effectués par notre prestataire externe, SHL, en conformité avec la présente déclaration relative à la protection des données. Les catégories de données personnelles qui sont traitées par SHL dans le cadre de ses services d'évaluation des talents sont les suivantes : nom, adresse électronique, sexe, langue, informations de connexion au compte, informations démographiques, réponses aux questionnaires et évaluations, enregistrements audio, enregistrements vidéo et images visuelles. Si vous êtes invité à une évaluation, vous recevrez le détail de la politique de protection des données de SHL.

Si, au terme de la procédure ci-dessus, nous considérons que vous êtes qualifié(e) pour l'emploi proposé, des informations supplémentaires seront requises pour les procédures de recrutement et d'intégration. Ces informations incluent notamment la vérification de vos références, la date à laquelle vous pouvez prendre vos fonctions à l'OEB, l'examen médical visant à évaluer si vous répondez aux exigences du poste, un extrait de casier judiciaire/certificat de bonnes vie et mœurs, les documents attestant de votre formation et de votre expérience professionnelle ainsi que tout document requis pour déterminer vos droits en vertu du statut des fonctionnaires. Avant le début des procédures de recrutement et d'intégration, vous recevrez de plus amples informations sur la façon dont vos données personnelles seront traitées.

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> À quelles fins utilisons-nous vos données personnelles ?
Pendant la phase de sélection, nous recueillons et nous traitons vos données personnelles uniquement pour pouvoir évaluer si vous avez les qualifications, l'expertise et le profil requis pour le poste à pourvoir.

Nous utilisons les données personnelles que vous nous fournissez pour traiter votre candidature à l'emploi spécifique auquel vous avez postulé. Nous pouvons également les utiliser pour traiter votre candidature à d'autres postes vacants ou susceptibles de devenir vacants à l'OEB, et pouvant correspondre à votre profil, à condition que vous ayez choisi de recevoir de telles notifications concernant les perspectives de carrière à l'OEB, et/ou que vous ayez été invité(e) à rejoindre notre vivier de talents et que vous ayez ensuite accepté d'en faire partie. Vous pouvez choisir de quitter notre vivier de talents à tout moment en nous en informant par courriel.

Nous pouvons également utiliser les données personnelles que vous fournissez lorsque vous créez un profil de candidat et/ou remplissez un formulaire de saisie de données pour vous informer des offres d'emploi, des perspectives de carrière et des événements de l'OEB susceptibles de vous intéresser, à condition que vous ayez choisi de recevoir de telles notifications en sélectionnant une ou plusieurs de ces options dans votre profil de candidat. Vous pouvez gérer ces paramètres à tout moment dans votre profil de candidat en décochant la case correspondante dans la rubrique Confidentialité des données ou en modifiant les alertes que vous avez configurées sous Options/Alertes.

Si, au terme de la procédure ci-dessus, nous considérons que vous êtes qualifié(e) pour l'emploi proposé, nous utiliserons vos données personnelles pour effectuer un contrôle préalable à l'embauche qui sera réalisé par Signum, un prestataire de service externe. Avant le début du contrôle préalable, vous recevrez des informations détaillées sur les données personnelles qui seront traitées par Signum.

Comme indiqué plus haut, nous vous demanderons également de vous soumettre à un examen médical. Les résultats de l'examen seront transmis au service Santé et sécurité au travail de l'OEB (médecin/infirmière). Le service des RH sera uniquement informé du fait que vous répondez ou non aux exigences du poste.

La procédure d'intégration commencera dès qu'il nous aura été confirmé que vous avez satisfait à l'examen médical, et se déroulera parallèlement au contrôle préalable à l'embauche. Nous recueillerons et traiterons des données personnelles supplémentaires (informations relatives à votre conjoint et à vos enfants, par exemple) uniquement dans la mesure où celles-ci nous permettent d'évaluer votre éligibilité à certaines allocations et autres prestations avant votre prise de fonctions à l'OEB.

Nous utiliserons votre adresse électronique privée pour vous envoyer des informations utiles, par exemple des informations de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe) vous permettant d'accéder aux systèmes de l'OEB avant votre premier jour de travail. Nous pourrons également l'utiliser avant cette date pour vous fournir des liens utiles et les coordonnées des services d'assistance de l'OEB. Nous vous mettrons également en relation avec d'autres nouveaux agents via une plate-forme communautaire d'intégration propre à SuccessFactors.

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Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles divulguées ?

• Au sein de l'OEB
Pour assurer le bon fonctionnement du système, seuls les membres du personnel de l'OEB désignés pour mener la procédure de sélection et de recrutement ont accès à vos données personnelles. Vos données sont divulguées aux agents du département Acquisition des talents, aux responsables hiérarchiques et au personnel autorisé du service dans lequel le poste est vacant, ainsi qu'aux membres du jury.

Si votre candidature est retenue, vos données personnelles – à l'exception de vos données médicales – seront communiquées selon les besoins à l'autorité investie du pouvoir de nomination et aux services compétents de la Direction générale Services généraux de l'OEB.

• Au sein d'organismes tiers
L'OEB est assisté dans ses procédures de recrutement par des prestataires de service externes qui sont soumis à la législation de l'UE relative à la protection des données. Comme indiqué ci-dessus, vos données personnelles peuvent être recueillies ou gérées par ces prestataires, ou leur être transmises.

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> Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?
L'OEB met en œuvre, tant du point de vue technique et organisationnel qu'en matière de sécurité, toutes les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles recueillies sur notre site Internet et/ou à partir de vos candidatures, y compris des données personnelles sensibles. Vos données personnelles seront protégées contre tout accès non autorisé via une transmission et un stockage cryptés, un système de rôles et d'autorisations, un dispositif de sauvegarde de données et des mesures de sécurité physique pour les serveurs.

Ces mesures sont les suivantes :

• Un nom d'utilisateur et un mot de passe OEB sont requis pour accéder à nos systèmes et à nos bases de données.
• L'authentification et l'autorisation sont fondées sur des rôles.
• Les prestataires de service signent des clauses de confidentialité et de protection des données.
• Les droits de modification des outils du back-office dans lesquels sont traitées vos données personnelles sont réservés à un nombre limité de personnes dûment autorisées possédant un profil informatique spécifique.

Pour notre site de candidature, nous utilisons SAP SuccessFactors Recruiting Management, une application Web faisant appel au "logiciel en tant que service". La communication s'effectue via l'Internet public. L'accès à l'application se fait via un navigateur. La technologie SSL protège l'information en utilisant à la fois une authentification du serveur et des données chiffrées pour garantir que les données sont en sécurité, sûres et uniquement disponibles pour l'utilisateur concerné.

Les utilisateurs externes doivent se connecter en utilisant leur propre adresse électronique. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous êtes invité(e) à créer un compte et à choisir un mot de passe.

SAP SuccessFactors exige un nom d'utilisateur et un mot de passe unique qui doit être saisi à chaque fois que vous vous connectez. Les mots de passe doivent être forts et remplir des conditions spécifiques. Ils doivent être modifiés à intervalles réguliers. La définition des paramètres du mot de passe et du nom d'utilisateur pour le personnel et les personnes externes peut être fixée et modifiée par l'OEB.

Nos partenaires externes ont signé des accords de protection des données pour assurer le traitement sécurisé de vos données personnelles au nom de l'OEB.

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> Où vos données personnelles sont-elles conservées ?
Toutes les données personnelles traitées par l'OEB sont stockées dans une base de données gérée par un fournisseur de services cloud. Le fournisseur de cloud est SAP. Les données de l'OEB sont conservées dans le centre de données SAP en Allemagne.

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> Comment pouvez-vous gérer ou effacer vos données personnelles ?
Vous contrôlez vos données personnelles et vous devez garantir qu'elles sont véridiques, correctes, non ambiguës et à jour. Vous pouvez à tout moment modifier et mettre à jour votre compte.

Vous pouvez visualiser, modifier ou effacer à tout moment votre CV et toutes les données personnelles enregistrées dans votre profil de candidat. Vous pouvez également supprimer à tout moment votre compte d'utilisateur sur le portail des candidats via le bouton Supprimer le profil. Veuillez noter que la suppression de votre compte d'utilisateur entraînera votre retrait de toutes les procédures engagées et non achevées.

Vous pouvez également quitter la procédure d'intégration à tout moment en nous en informant par e-mail (talentacquisition@epo.org). Veuillez noter que ceci entraînera votre retrait de toutes les procédures engagées et non achevées, y compris l'offre d'emploi correspondante.

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> Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Si vous ne supprimez pas votre profil, vos données personnelles resteront stockées au maximum 24 mois à compter de la date de la dernière modification de votre profil ou de la dernière activité dans ce dernier et à condition que le statut de votre candidature soit inactif. Cela signifie que vous pourriez le réutiliser si vous deviez postuler à d'autres emplois vacants à l'OEB. Si vous ne modifiez pas vos données ou que vous ne postulez pas à un autre emploi pendant cette période de 24 mois et si le statut de votre candidature est inactif, vos données seront automatiquement supprimées. À partir de là, notre portail de candidats conservera uniquement des données anonymisées. La politique de conservation de 24 mois s'applique également aux données personnelles traitées par SHL. En ce qui concerne les contrôles de triage effectués par Signum, les données concernées sont anonymisées trois mois après la fin de chaque procédure de triage.

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Quels sont vos droits sur vos données ?

• Vous pouvez demander l'accès à vos données.
• Vous pouvez demander la rectification de vos données.
• Vous pouvez demander la suppression de vos données.
• Vous pouvez retirer votre consentement relatif au traitement de vos données.
• Vous pouvez demander que le traitement soit limité.
• Vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles.

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> Sur quelle base légale repose le traitement de vos données ?
Vos données personnelles seront traitées conformément aux Directives de l'OEB pour la protection des données et notamment l'article 5(a)-(e) de ces Directives :

"Article 5
Le traitement de données à caractère personnel ne peut être effectué que si
a) il est nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée sur la base de la Convention sur le brevet européen, ou de tout autre instrument juridique adopté sur le fondement de celle-ci, ou relevant de l'exercice légitime de l'autorité officielle dont est investi l'OEB ou un tiers auquel les données sont transmises ; cette disposition vise également la gestion des systèmes informatiques ; ou si
b) il est nécessaire pour gérer, faire cesser ou régler la situation administrative de la personne concernée, ou si
c) il est nécessaire au respect d'une obligation légale pesant sur le responsable du traitement ou son service, ou si
d) il est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci, ou si
e) la personne concernée a donné son consentement [...]."

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> Pour nous contacter
Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse jobinfo@epo.org. Vous pouvez également contacter notre responsable de la protection des données à l'adresse dpo@epo.org. Pour toute question relative à l'intégration, veuillez vous mettre en relation avec notre service Acquisition des talents à l'adresse talentacquisition@epo.org.

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> Modifications de notre politique de confidentialité
Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité et nous publions les mises à jour sur cette page. La dernière mise à jour de notre politique de confidentialité date d' avril 2021.