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Vendor Management Liaison (m/w/d) (22091)

 

Die Hauptdirektion (HD) Beschaffung und Lieferantenmanagement des EPA spielt eine Schlüsselrolle für die langfristige finanzielle Nachhaltigkeit unserer Organisation, indem sie ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis der Ausgaben für Dienstleistungen und Produkte sowie ein effektives Beschaffungswesen sicherstellt.


In dedizierten Expertenteams für kritische Marktkategorien arbeiten wir in enger Partnerschaft mit unseren internen und externen Stakeholdern zusammen. Unsere Roadmap und unser Geschäftsplan dienen uns als Leitplanke für ein nachhaltiges Lieferantenmanagement, das durch eine herausragende Dienstleistungsqualität, operative Exzellenz, stabile finanzielle Nachhaltigkeit und ein optimiertes Risikomanagement gekennzeichnet ist. Der Aufbau und die Pflege robuster, kollaborativer Beziehungen innerhalb eines vielfältigen und wettbewerbsorientierten Lieferantennetzes ist entscheidend für unseren Erfolg.


Für unseren weiteren Nachhaltigkeitsweg suchen wir eine talentierte und motivierte Persönlichkeit, die unser Team als Vendor Management Liaison (m/w) verstärken soll. Zentrale Aufgabe dieser Tätigkeit ist die Intensivierung der Verbindungen zwischen Lieferantenmanagement, Beschaffungsplanung und Ausschreibungswesen sowie den Beschaffungsteams im Interesse einer effizienten und effektiven Zusammenarbeit sowie die Unterstützung der Veränderungsprozesse mit Blick auf unsere internen Stakeholder und Lieferanten.
 

Ihre Aufgaben

  • Pflege der Kommunikation und des offenen Dialogs mit Lieferanten sowie frühzeitige Erkennung und Minimierung möglicher Risiken
  • Erhöhung von Lieferantenvielfalt und Wettbewerb innerhalb des Lieferantennetzes
  • Bewertung von Lieferanten durch Implementierung von Leistungsüberprüfungen zur Sicherstellung der Vertragseinhaltung und professionelles Supplier Relationship Management
  • Verbesserung der Prozesse zur Performancemessung und KPI-Management
  • Überwachung der Effizienz der Service Levels im Beschaffungswesen und Förderung des Einsatzes standardisierter E-Procurement-Tools und -Prozesse sowie Optimierung der Prozesse, wo immer dies möglich ist
  • Unterstützung der Veränderungsprozesse mit Blick auf interne Stakeholder und Lieferanten durch Übernahme einer Rolle als Agent der Roadmap für Beschaffung und Lieferantenmanagement und Vertretung der Beschaffungsabteilung in Besprechungen mit den Organen des EPA
  • Gewährleistung und aktive Förderung der teamübergreifenden Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Beschaffungsteams für Einkauf und Lieferantenmanagement zur Sicherstellung abgestimmter Lieferantenaktivitäten
     

Ihr Anforderungsprofil

  • fundierte Kenntnis in den Bereichen Beschaffung und Vertragsverwaltung
  • nachgewiesene Erfahrung im erfolgreichen Management von Lieferantenbeziehungen
  • gute Stakeholder-Managementfähigkeit und ausgeprägtes Verhandlungsgeschick
  • fundierte Erfahrung und Vertrautheit mit Lieferantenleistungsmanagement und Lieferantenanalyse
  • Erfahrung mit der Durchführung von Tenderverfahren
  • Erfahrung mit Projektmanagement und -implementierung
  • Fähigkeit zur Bewertung von Geschäftsanforderungen und deren Umsetzung in Beschaffungsstrategien
  • Marktkenntnis in einer oder mehreren der wichtigsten indirekten Beschaffungskategorien (Informationstechnik, Gebäude und Facility-Management, professionelle Dienstleistungen)
  • fundierte Kenntnisse im beschaffungsbezogenen Risikomanagement
  • Erfahrung mit der Bewertung kommerzieller Angebote

 

Dies sind unsere Mindestanforderungen:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium auf Masterniveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung
  • Ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) einer Amtssprache (Deutsch, Englisch oder Französisch) und Verständnis der beiden anderen Amtssprachen; alternativ ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) einer Amtssprache, bevorzugt Englisch (in solchen Fällen erwarten wir die Bereitschaft, die anderen beiden Sprachen zu lernen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums das Niveau B2 zu erreichen)
  • Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Patentorganisation

 

Bewerbungsverfahren

Bitte laden Sie Ihren aktuellen Lebenslauf hoch und fügen Sie im entsprechenden Feld ein Motivationsschreiben an (höchstens 4000 Zeichen). Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Motivationsschreiben auch als Word-Dokument oder pdf-Anlage in SuccessFactors im Bereich "Bewerbungsunterlagen" hochladen. Klicken Sie in diesem Falle bitte das Feld "Bitte das beigefügte Motivationsschreiben beachten" an.

 

Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage der Qualifikationen und Kompetenzen, der Berufserfahrung und der Sprachkenntnisse unter Berücksichtigung des Bewerbungsgesprächs, etwaiger Tests und/oder eines Persönlichkeitsfragebogens.

 

Wenn aus dem Auswahlverfahren mehrere passende Personen hervorgehen, wird gegebenenfalls eine Reserveliste erstellt. Diese Listen werden 18 Monate lang vorgehalten, und sofern in diesem Zeitraum eine ähnliche Stelle frei wird, nehmen wir gegebenenfalls Kontakt mit den Personen auf der Liste auf.

 

Weitere Einzelheiten zum Bewerbungs- und Einstellungsverfahren finden Sie auf unserer Karriereseite.

 

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Wichtige Informationen

Stellengruppe: 4

Besoldungsgruppe: G7 - G10 (monatliches Nettogrundgehalt*: 5 901 bis 9 620 EUR, je nach Vorerfahrung und Einsatzort)

Vertragslaufzeit: fünf Jahre mit der Möglichkeit einer Verlängerung

Laufbahnpfad: Technical 

Dienstort: amtsweit

Bewerbungsschluss: 25.02.2025

Bewerbungsgespräche sind geplant für: 10.03.2025 bis 14.03.2025

 

* Nach Abzug der EPA-internen Steuer und vor Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zum Sozialversicherungs- und Versorgungssystem. Das Gehaltsniveau hängt von der Erfahrung ab.

Alle Bewerbungen um freie Stellen sind willkommen und werden ausschließlich im Hinblick auf die fachliche Eignung bewertet – unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Behinderung, elterlichen Pflichten, Alter, Religion oder Weltanschauung.

 

 

 

Das erwartet Sie im EPA
✓ Teilhabe an der Transformation des EPA und am Innovationsgeschehen
✓ inspirierende Kolleginnen und Kollegen und kulturelle Vielfalt
✓ berufliche Weiterentwicklung und intellektuelle Herausforderungen

Das bieten wir Ihnen
✓ ein attraktives Gehalt
✓ familienfreundliche Sozialleistungen
✓ ausgewogene Work-Life-Balance
✓ hohe Flexibilität
✓ Umzugsbeihilfen sowie diverse Zulagen
✓ beitragsbasiertes Krankenversicherungs- und Versorgungssystem
✓ 30 Tage Jahresurlaub
✓ kostenloser Zugang zum Fitnessbereich
✓ gesellschaftliche Aktivitäten und Clubs

Wer wir sind
Wir sind das Patentamt für Europa. Wir sind stolz darauf, hochwertige Patente zu erteilen und effiziente Dienstleistungen zu erbringen, die Innovation, Wettbewerbsfähigkeit und Wirtschaftswachstum fördern.

Unsere Vision
Wir werden unser Personal befähigen und motivieren, weltweit Maßstäbe im Bereich des geistigen Eigentums zu setzen. Unser Amt wird effektiv und transparent arbeiten, und wir werden auf die Bedürfnisse unserer Nutzer eingehen und flexibel auf die sich ändernden Anforderungen und Bedingungen eines dynamischen, globalen Patentsystems reagieren. Unsere Arbeit soll zu einer sichereren, intelligenteren und nachhaltigeren Welt beitragen.

Werte
Unsere Beziehungen - sowohl innerhalb des Amts als auch zu Partnern in aller Welt - sollen sich auf der Grundlage von Vertrauen, Fairness, gegenseitigem Respekt, Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und der Verpflichtung zu Exzellenz entfalten.

Unser Arbeitsumfeld
Wir glauben an Diversität als Grundvoraussetzung für unseren Erfolg. Unser inklusives Arbeitsumfeld ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Anerkennung individueller Unterschiede – seien Sie auch bei der Arbeit ganz Sie selbst! Begleiten Sie uns auf unserem spannenden Weg in eine digitale, kollaborative und nachhaltige Zukunft.

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🖂 jobinfo@epo.org

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