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Administratrice/Administrateur/Coordinatrice de liaison/Coordinateur de liaison auprès du Cabinet du (22241)

 

Le Cabinet du Président de l'OEB fournit des services administratifs essentiels directement au Président. Son personnel est organisé en équipes réactives et proactives qui apportent au Président le soutien dont il a besoin pour pouvoir remplir efficacement ses fonctions à la tête d'une grande institution internationale.

 

La collaboration est l'épine dorsale de notre approche d'un ''Office unique''. Ces dernières années, les bureaux exécutifs de nos Vice-Présidents et du Président ont adopté une coopération accrue et des échanges agiles, qui ont contribué à renforcer notre culture de collaboration continue. Ces mesures garantissent la prestation de services de la plus haute qualité et contribuent activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation.

 

Nous recherchons actuellement une personne talentueuse et motivée pour rejoindre l'équipe en tant qu'administratrice/administrateur/coordinatrice de liaison/coordinateur de liaison auprès du Cabinet du Président. Ce rôle offre une occasion unique de soutenir les travaux de ce domaine clé et d'assurer la liaison entre nos bureaux exécutifs et leurs parties prenantes. Le/La candidat(e) sélectionné(e) veillera à fournir des résultats de haute qualité dans les délais impartis et fournira un retour d'information et des conseils d'expert sur diverses questions dans les domaines de responsabilité qui lui sont attribués. Il s'agit d'une opportunité passionnante pour travailler au cœur de notre organisation en favorisant l'excellence et en promouvant la collaboration.

 

Vos missions au sein de notre équipe :

  • soutenir la gestion des dossiers de bout en bout en collaborant étroitement avec les parties prenantes internes dans les domaines de responsabilité assignés, dans le but de garantir la fourniture ponctuelle de produits, services et documents de haute qualité
  • analyser et évaluer la documentation soumise au Cabinet du Président, en offrant des conseils d'expert sur des questions spécifiques dans les domaines de responsabilité assignés
  • préparer des briefings, des présentations et des rapports pour aider la direction à prendre des décisions, en veillant à s'aligner rapidement sur les parties prenantes concernées et à adopter une approche harmonisée
  • coordonner les projets et initiatives clés conformément aux objectifs stratégiques
  • fournir un soutien stratégique et opérationnel à la direction, en veillant à la mise en œuvre des objectifs stratégiques et à l'efficacité des opérations quotidiennes
  • gérer les délais et les listes d'actions, établir des priorités entre les tâches et assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Président
  • aider le management supérieur à préparer les réunions avec les organes directeurs

 

Ce que nous attendons de vous :

  • diplôme universitaire en études organisationnelles, en relations internationales, en sciences politiques, en économie/finance, en administration publique ou dans un domaine connexe
  • expérience professionnelle dans une organisation internationale, une institution de l'UE ou un environnement complexe similaire
  • solides compétences en matière de coordination de projets, de planification et de gestion du temps, idéalement avec une expérience de l'assistance au niveau exécutif et/ou de la coordination de projets interdépartementaux
  • sens aigu du détail et capacité à analyser et à évaluer efficacement les documents
  • approche pragmatique de la résolution des problèmes et capacité à identifier et à proposer des solutions viables
  • engagement en faveur de l'amélioration continue et intérêt avéré pour la numérisation et l'efficacité des processus
  • excellentes capacités de rédaction et de communication, garantissant clarté et précision dans les communications écrites et orales
  • forte culture numérique, bonne connaissance des technologies, et capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux outils et systèmes pour soutenir des flux de travail efficaces et modernes
  • intégrité personnelle, discrétion et respect absolu de la confidentialité, alliés à la sensibilité interculturelle et à la diplomatie
  • solides compétences en matière de collaboration et capacité à établir et à entretenir un vaste réseau de relations avec les parties prenantes à tous les niveaux
  • haut niveau de résilience et grande capacité à rester calme et efficace sous une forte pression temporelle
  • une expérience dans une fonction similaire de soutien/coordination au sein d'un bureau exécutif est un avantage

Qualifications minimales :

  • Diplôme sanctionnant des études complètes de niveau master ou, à titre exceptionnel, expérience professionnelle équivalente.
  • De manière générale, excellente connaissance (niveau C1 minimum) d'une des langues officielles (allemand, anglais ou français) et aptitude à comprendre les deux autres ; à défaut, excellente connaissance (niveau C1 minimum) d'au moins une des langues officielles (dans ce cas, nous attendons néanmoins de vous que vous ayez la volonté d'apprendre la ou les autres langues et d'atteindre le niveau B2 dans un délai donné).
  • citoyenneté de l'un des États membres de l'Organisation européenne des brevets.

 

Procédure de candidature 

Veuillez charger votre CV à jour et indiquer votre motivation dans le champ de candidature prévu à cet effet (4 000 caractères maximum). Si vous le souhaitez, vous pouvez également charger votre lettre de motivation sous la forme d'une pièce jointe au format Word ou PDF dans SuccessFactors, sous la rubrique "Application document" (Document de candidature). Dans ce cas, veuillez l'indiquer dans le champ prévu à cet effet en sélectionnant "Please refer to attached motivation letter" (Veuillez vous référer à la lettre de motivation ci-jointe).

 

La sélection s'effectuera sur la base des qualifications, des compétences, de l'expérience professionnelle, des connaissances linguistiques et, si cela est estimé nécessaire, d'entretiens, de tests et/ou d'un questionnaire d'évaluation de la personnalité.

 

Si plusieurs candidats appropriés sont identifiés au cours de la procédure de sélection, nous pourrons établir une liste d'attente. Ces listes sont valables pendant 18 mois et les candidats qui y figurent peuvent être contactés si un poste similaire se libère pendant cette période.

 

Des informations supplémentaires sur le processus de recrutement à l'OEB sont disponibles sur le site de l'OEB dédié aux offres d'emploi et carrières

 

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Informations clés

Groupe d’emplois : 4

Grade : G7 à G10 (salaire mensuel net (de base)* pour ce poste : de 6 172 à 9 901 euros, selon l’expérience et lieu)

Durée du contrat : cinq ans avec la possibilité de prolonger

Parcours de carrière : technique

Lieu : ensemble de l’Office

Date limite de dépôt des candidatures : 20.06.2025

Entretiens finaux prévus pour : 8.-10.07.2025

 

*après déduction de la taxe interne de l’OEB et avant déduction des contributions du personnel aux régimes de sécurité sociale et de pensions. 

Toutes les candidatures à des postes vacants sont les bienvenues. Elles sont évaluées sur la base des compétences professionnelles du candidat, indépendamment de la nationalité, de l'origine ethnique, du genre, de l'orientation sexuelle, de la situation familiale, des handicaps, des responsabilités parentales, de l'âge, de la religion ou de la croyance.

 


 

 

Pourquoi nous rejoindre ?
✓ Contribuez à la transformation de l'OEB et favorisez l'innovation
✓ Travaillez avec des personnes remarquables, issues de cultures variées
✓ Développez vos compétences et relevez des défis intellectuels

Ce que nous pouvons vous offrir
✓ Une rémunération compétitive
✓ Des prestations favorables aux familles
✓ Un bon équilibre entre travail et vie privée
✓ Des options de flexibilité généreuses
✓ Des aides à l'installation et diverses allocations
✓ Des régimes contributifs d'assurance maladie et de pensions
✓ 30 jours de congé par an
✓ Accès gratuit à une salle de sport
✓ Activités sociales et clubs

Qui sommes-nous ?
Nous sommes l'office des brevets pour l'Europe. À ce titre, nous sommes fiers de délivrer des brevets de grande qualité et des services efficaces qui favorisent l'innovation, la compétitivité et la croissance économique.

Notre vision
Nous responsabiliserons et motiverons nos agents afin d'établir des standards universels dans le domaine de la propriété intellectuelle. Notre Office sera efficace et transparent, répondra aux besoins de nos utilisateurs et gèrera avec agilité l'évolution des exigences et des conditions d'un système de brevet mondial dynamique. Notre travail contribuera à rendre le monde plus sûr, plus intelligent et plus durable.

Valeurs
Toutes nos relations, au sein de l'Office ou avec nos partenaires du monde entier, seront nourries par la confiance, l'équité, le respect mutuel, l'adaptabilité, la collaboration et un engagement envers l'excellence.

Notre environnement de travail
Nous sommes convaincus que la diversité est l'une des clés de notre réussite. Au sein de notre environnement de travail inclusif, les différences individuelles sont respectées, valorisées et reconnues. Nous tenons à ce que vous puissiez être vous-même au travail. Rejoignez-nous dans cette aventure passionnante qui nous mènera à une organisation plus durable, plus collaborative et davantage axée sur le numérique.

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🖂 jobinfo@epo.org

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