Technischen Sachverständigen/technische Sachverständige (Präsidialbüro) (22430)

Das Präsidialbüro des Europäischen Patentamts (EPA) spielt eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des Präsidenten und der Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des Alltagsbetriebs unserer internationalen Organisation. Das Team arbeitet eng mit internen sowie externen Stakeholdern in einem dynamischen Umfeld zusammen, in dem Professionalität, Vertraulichkeit und Anpassungsfähigkeit von zentraler Bedeutung sind.

Das Präsidialbüro sucht nun eine proaktive und hochmotivierte Fachkraft als technischen Sachverständigen/technische Sachverständige. Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, direkt zur Effektivität der Tätigkeiten des Präsidenten und somit zum umfassenderen Auftrag des EPA beizutragen.

Ihre Aufgaben

• Koordinierung der Dienstreisen des Präsidenten, einschließlich Routenoptimierung, Eventualfallplanung und Sicherstellung der Bereitschaft aller logistischer Vorkehrungen
• Unterstützung des Referats "Chef des Protokolls" bei der Organisation von Besuchen, Delegationen und offiziellen Veranstaltungen, Überwachung der technischen Modalitäten, einschließlich Videokonferenzen und Aufnahmen
• Unterstützung des Präsidialbüros in betrieblichen und logistischen Aspekten auf hohem Niveau, vorausschauende Ermittlung von Bedürfnissen und Optimierung von Arbeitsabläufen
• IT-Unterstützung für den Präsidenten und das Team des Präsidialbüros, einschließlich Fehlerbehebung an Geräten, Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung und Sicherstellen des reibungslosen Betriebs digitaler Tools auf Reisen und bei Besprechungen
• Beaufsichtigung der sicheren Lieferung von Materialien mit hoher Priorität oder Vertraulichkeit, Sicherstellung steter Integrität und Pünktlichkeit
• Pflege und Verbesserung digitaler Archive, Empfehlungen zur Verbesserung von Dokumentenmanagementsystemen und Abrufvorgängen, um Zugänglichkeit, Sicherheit und die Einhaltung interner Standards sicherzustellen
• Unterstützung der Beförderungsmodalitäten für den Präsidenten und leitende Führungskräfte nach Bedarf, Sicherstellung der Pünktlichkeit, Sicherheit, Einhaltung des Protokolls sowie sonstige Aufgaben in Verbindung mit der Fahrzeugflotte der Organisation.

Ihr Anforderungsprofil

• relevante Erfahrung in der Betreuung von Führungskräften, Protokollangelegenheiten oder der betrieblichen Koordinierung
• ausgeprägte organisatorische und planerische Fertigkeiten sowie die Fähigkeit, sich ändernde Prioritäten unter Termindruck zu bewältigen
• gute Kenntnisse im Umgang mit digitalen Tools und Souveränität bei der Unterstützung anderer bei ihrer Nutzung
• Fähigkeit zur deutlichen und professionellen Kommunikation, mit einem diplomatischen Ansatz
• Mentalität der Inklusivität und Zusammenarbeit sowie ein Engagement für exzellenten Service
• Fähigkeit, mit Diskretion und Belastbarkeit zu arbeiten, proaktive und verantwortungsbewusste Einstellung
• Erfahrung in der Pflege digitaler Archive und dem Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen (idealerweise OpenText) und ein Verständnis der Sicherheits- und Konformitätsanforderungen
• gültiger Führerschein und berufliche Erfahrung als Fahrer, vorzugsweise im Zusammenhang mit Diplomaten oder Führungskräften

Dies sind unsere Mindestanforderungen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium auf Bachelorniveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung
• Für die Tätigkeit ausreichende Kenntnisse in zwei Amtssprachen; alternativ für die Tätigkeit ausreichende Kenntnisse einer Amtssprache und die Bereitschaft, eine zweite Amtssprache zu erlernen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums das Niveau B2 zu erreichen
  
• Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Patentorganisation

Bewerbungsverfahren

Bitte laden Sie Ihren aktuellen Lebenslauf hoch und fügen Sie im entsprechenden Feld ein Motivationsschreiben an (höchstens 4000 Zeichen). Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Motivationsschreiben auch als Word-Dokument oder pdf-Anlage in SuccessFactors im Bereich "Bewerbungsunterlagen" hochladen. Klicken Sie in diesem Falle bitte das Feld "Bitte das beigefügte Motivationsschreiben beachten" an.

Die Auswahl erfolgt auf der Grundlage der Qualifikationen und Kompetenzen, der Berufserfahrung und der Sprachkenntnisse unter Berücksichtigung des Bewerbungsgesprächs, etwaiger Tests und/oder eines Persönlichkeitsfragebogens.

Wenn aus dem Auswahlverfahren mehrere passende Personen hervorgehen, wird gegebenenfalls eine Reserveliste erstellt. Diese Listen werden 18 Monate lang vorgehalten, und sofern in diesem Zeitraum eine ähnliche Stelle frei wird, nehmen wir gegebenenfalls Kontakt mit den Personen auf der Liste auf.

Weitere Einzelheiten zum Bewerbungs- und Einstellungsverfahren finden Sie auf unserer Karriereseite.

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Wichtige Informationen

Stellengruppe: 5

Besoldungsgruppe: G7 - G9 (monatliches Nettogrundgehalt*: 7 076 bis 8 931 EUR, je nach Vorerfahrung)

Vertragslaufzeit: fünf Jahre mit der Möglichkeit einer Verlängerung

Laufbahnpfad: Technical 

Dienstort: München

Bewerbungsschluss: 12.03.2026

Bewerbungsgespräche sind geplant für: 18.03.2026 - 24.03.2026

* Nach Abzug der EPA-internen Steuer und vor Abzug der Arbeitnehmerbeiträge zum Sozialversicherungs- und Versorgungssystem. Das Gehaltsniveau hängt von der Erfahrung ab.